I software per la fatturazione elettronica sono strumenti essenziali per ottemperare agli obblighi di legge e, allo stesso tempo, fruire pienamente dei benefici che questo nuovo regime di emissione garantisce.
Ne parliamo qui, fornendo una panoramica sulla fatturazione elettronica in termini di normativa ed effetti sulla contabilità. Descriveremo poi le caratteristiche che un buon software dovrebbe possedere. Infine, introdurremo Invoicex: programma gratuito per la fatturazione elettronica.
Cos’è la fatturazione elettronica e perché è importante
La fatturazione elettronica consiste nell’invio delle fatture al sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate che archivia le fatture trasmesse e le invia a sua volta agli intestatari.
Lo scopo della fatturazione elettronica è consentire all’ente di contrastare con efficacia l’evasione e l’elusione fiscale, rendendo più trasparenti le informazioni sui pagamenti, sugli ordinanti e sui beneficiari.
Allo stesso tempo, la fatturazione elettronica garantisce benefici anche ai contribuenti.
Il beneficio più rilevante è il risparmio di tempo. La gestione elettronica delle fatture, infatti, è molto più rapida del suo omologo cartaceo. Nella maggior parte dei casi, e se il software di fatturazione elettronica è ben progettato, bastano pochi click.
Dal primo gennaio 2024, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i possessori di partita IVA e, quindi anche per i forfettari (che erano esclusi fino all’anno scorso). Fanno eccezione i professionisti del settore sanitario, che sono esonerati per questioni di privacy dei pazienti. Trasmettere fatture per via elettronica, in quel caso, equivarrebbe a condividere con l’Agenzia delle entrate informazioni sensibili sul loro stato di salute.
Come scegliere il software di fatturazione elettronica giusto
Il primo pensiero va al software messo a disposizione dall’agenzia delle entrate, che è del tutto gratuito. In realtà, esso non rappresenta affatto la soluzione migliore. Infatti, mette a disposizione le funzionalità essenziali e poco altro.
Il consiglio, dunque, è di affidarsi a software gestiti da terze parti e che possano offrire tool utili. Questi strumenti dovrebbero da un lato facilitare il rispetto dell’obbligo di fatturazione elettronica e dall’altro intervenire sulla contabilità, automatizzando per quanto possibile i processi.
Per inciso, tra le funzionalità essenziali troviamo la compilazione delle fatture, la firma digitale e la trasmissione al sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate. Di contro, tra le funzionalità aggiuntive troviamo la possibilità di tenere conto delle entrate, di calcolare le tasse da pagare e di elaborare previsioni sul fatturato da qui ai mesi successivi.
Altre funzionalità molto interessanti riguardano la gestione del magazzino, ovvero il tracciamento delle scorte e degli ordini, tanto in entrata quanto in uscita.
A dire il vero, non sono molti i software per la fatturazione elettronica che mettono a disposizione tutti questi strumenti e che quindi fungono da hub per le attività amministrative.
Il più interessante è senz’altro Invoicex, che si pone come riferimento non solo per coloro che vogliono ottemperare con fluidità agli obblighi di legge, ma che intendono anche automatizzare alcuni dei processi amministrativi e contabili che impongono il maggiore dispendio di energie e capitale umano.
Invoicex si caratterizza per un’interfaccia user friendly, che si padroneggia in pochi minuti. Soprattutto, è presente in una versione gratuita che, già da sola, brilla per efficacia e completezza.
Qualche consiglio per utilizzare il software al meglio
Il primo consiglio è di sfruttare appieno le possibilità di automazione del software. Ciò comprende, per esempio, la memorizzazione dei clienti e dei fornitori. Essa, infatti, consente di richiamare in maniera rapida i dati in fase di compilazione, senza doverli inserire volta per volta.
Inoltre, se si prevede di reiterare le medesime fatture ai medesimi clienti, è bene utilizzare la funzione “duplica” e apportare nelle fasi successive tutte le modifiche del caso.
Un altro consiglio è di trasformare le fatture elettroniche in un documento in grado di comunicare la visual identity del proprio brand. Ciò significa creare dei modelli che contengono come minimo il proprio logo e che facciano uso dei suoi colori principali.
Infine, è bene non trascurare gli strumenti che i software più avanzati (come Invoicex) mettono a disposizione per automatizzare le attività amministrative e contabili. Ogni software presenta funzioni specifiche e le declina in modo altrettanto soggettivo, quindi il consiglio è di esplorare adeguatamente l’interfaccia del software medesimo.
