Si sa benissimo che la burocrazia italiana è tra le più complicate al mondo. Per qualsiasi cosa occorrono atti, dichiarazioni, documentazione in doppia e triplice copia, attestati, permessi e chi più ne ha ne metta.
Tutti documenti che giocoforza devono rimanere a disposizione dell’utente mamsoprattutto dellme eventuali richieste da parte delle varie amministrazioni.
Anche solo per il privato cittadino la conservazione dei documenti è un aspetto estremamente critico nella gestione dei propri rapporti con stato ed istituzioni, figuriamoci per piccole e medie imprese e aziende di qualunque dimensione.
La gestione documentale è quindi uno dei fattori critici nella gestione di qualunque attività, pubblica o privata. L’informatica viene in aiuto di questo processo, anche se per una vera gestione documentale sostitutiva di quella cartacea, le pastoie legali bloccano ancora un vero processo di ammodernamento degno di questo nome.
Ad ogni modo, anche se gli originali cartacei non possono essere eliminati nella maggior parte dei casi, è invece spesso possibile rivolgersina software che possono effettivamente dare una grossa mano nella gestione documentale.
I fattori vantaggiosi sono molteplici, anche se gli effettivi benefici sono poi proporzionali al traffico di richieste dirette alla gestione dei singoli documenti.
Innanzitutto il reperimento di informazioni. Con una corretta codifica ed acquisizione dei documenti, i tempi per il recupero di informazioni o per ricostruire una storia o una corrispondenza, privata, legale, commerciale o finanziaria, le procedure diventano veramente rapide e consentono l’accesso alle informazioni richieste in tempi spesso fulminei.
Il secondo vantaggio è legato sempre alla codifica e risiede nella possibilità di incrociare informazioni con la massima efficienza. Questi sono solo due esempi che, nel caso di documenti legali o cartelle cliniche, rappresentano quei vantaggi che da soli possono valere lo sforzo iniziale per la disposizione di codici ed archivi.
Se è vero che la gestione documentale elettronica o digitale che dir si voglia è vantaggiosa sotto molti aspetti, è anche reale l’entità dello sforzo iniziale, dipendente non solo dagli archivi da convertire ma anche dalla necessità di ricreare procedure apposite e di formare il personale in modo che esse possano essere applicate correttamente.
Senza una codifica corretta, ma soprattutto costante, quello della gestione documentale diventa infatti uno sforzo del tutto inutile.
Per capire l’utilità della gestione documentale guarda questa pagina web.
