Organizzare eventi offre incredibili opportunità per il numero di persone che si possono coinvolgere e gli scenari naturali e artistici di cui ci si può attorniare. Ci sono dei fattori da considerare per portare al successo il proprio lavoro.
Il periodo dell'anno in cui fare un evento
Organizzare eventi a Roma in agosto o in concomitanza con altri importanti momenti di ferie e di relax è un'arma a doppio taglio. Può essere un'opportunità in caso si voglia un pubblico di una specifica nicchia che non temerà caldo e rinunce per partecipare, ma se la base è un po' più larga si tratta di una scelta rischiosa. È meglio dare un'occhiata anche al calendario calcistico, per verificare che non sia una giornata e un orario in cui è prevedibile un forte traffico di tifosi che può essere un deterrente agli spostamenti già problematici all'interno della capitale. La scelta del timing è fondamentale sia per quanto riguarda il giorno sia per l'orario, soprattutto quando non si tratta di un avvenimento atteso da parte dei potenziali partecipanti. Bisogna fare in modo che sia comodo e non comprometta altri programmi che possono essere preferiti ad esso, trasformando un evento ben progettato in una delusione.
Scegliere la location
Assieme alla scelta del tempo, per organizzare un evento a Roma, c'è la definizione del luogo in cui lo si vuole svolgere. Ci possono essere delle occasioni in cui il posto in svolgere la manifestazione è vincolato, proprio perché si tratta di un'inaugurazione di un locale o di una mostra. In tali situazioni si tratta di creare una logistica che faciliti al meglio l'ingresso, ma c'è un fattore importante da tenere in considerazione. Salvo il caso in cui sia necessaria la prenotazione, in generale non si può sapere quante persone parteciperanno all'evento. Scegliendo un posto troppo grande si rischia di far apparire un insuccesso anche l'intervento di un numero di partecipanti ragguardevole, mentre individuando un luogo angusto, le persone potrebbero essere disincentivate ad entrare in caso lo si trovasse eccessivamente assembrato. Per dare la giusta sensazione, la soluzione ideale è la predisposizione di paratie, paraventi o dell'utilizzo di più sale, in modo da poter modulare gli spazi in funzione della quantità di avventori presenti, lasciando un colpo d'occhio che dà l'impressione di successo a chi entra senza scoraggiare l'ingresso.
Studiare l'intrattenimento
Un evento di successo a Roma deve avere una componente di intrattenimento che può diventare il fulcro della manifestazione oppure essere solamente un piacevole contorno che riempie alcuni spazi vuoti. Così, durante una serata in un locale in cui si è organizzato un evento a tema, sarà necessario prevedere uno spettacolo di musica o di altro genere che catalizzi l'attenzione e faccia rimanere le persone all'interno del locale. Quando si presenta l'inaugurazione di una mostra o dell'apertura di un palazzo, può essere sufficiente un accompagnamento musicale durante il servizio del rinfresco. Quando l'evento prevede l'intervento di un oratore, può essere opportuno evitare intrattenimenti sonori e la variante spettacolare può essere realizzata con proiezioni 3D sulle pareti, con addobbi particolari o con attrazioni come fontane illuminate o statue viventi. Tutto deve essere in linea con l'argomento dell'evento, che deve fare concentrare i partecipanti sullo scopo dello stesso. Per alcuni tipi di manifestazione non viene previsto alcun intrattenimento: questa è una scelta che può servire a focalizzare l'attenzione sul motivo dell'evento e aiuta a non avere ospiti interessati solo all'intrattenimento, ma occorre essere certi di avere ugualmente un sufficiente numero di partecipanti.
